10月、11月はマイナンバーの収集をはじめよう

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１．いよいよ10月にマイナンバーがあなたの自宅にも届く

国民一人ずつに番号を割り当てる「マイナンバー制度」。マイナンバーがいよいよ10月以降、簡易書留であなたの自宅にも届きます。
届いたら中身を早速確認しましょう。
 
　・マイナンバーの「通知カード」
　・「個人番号カード」の申請書と返信用封筒
　・マイナンバーについての説明書類
 
「通知カード」から顔写真が入った「個人番号カード」に交換する場合は、同封されている申請書に写真を添付し、署名又は捺印をして返送するだけで申請は完了します。
スマートフォンで写真を撮ってオンライン申請するという方法も可能なようです。
 
「通知カード」から「個人番号カード」に交換するかどうかは任意なのですが、変えるべきか変えざるべきか、意見が分かれているようです。
セミナーなどでは、失くしたら大変だから「個人番号カード」に変えないようにというアドバイスを受けることもあるそうです。
ただ、パスポート、お財布、クレジットカードなど、失くしたら大変なものはほかにもたくさんありますし、これから「個人番号カード」の利便性が高まるようですから、遅かれ早かれ「個人番号カード」に交換することになるのではないでしょうか。
 

２．従業員からマイナンバーの収集をしよう

さあ、あなたのご自宅にもマイナンバーが届きました。従業員の方々の自宅にも届いたことでしょう。
では、従業員からマイナンバーの収集をしましょう。
 
①利用目的を伝えよう
発生が予想される事務をあらかじめ利用目的として特定して、本人に通知しておきます。基本的にはこの３つです。
 
　源泉徴収票等作成事務
　健康保険・厚生年金保険届出等事務
　雇用保険届出等事務
 
②本人確認をしよう
個人番号の提供を受ける場合は、本人確認として番号確認と身元（実在）確認が必要です。具体的には下記の書類を提出してもらいましょう。
 
　従業員本人分
　　●通知カードのコピーまたは個人番号カード（裏面）のコピー
　　●身元（実在）確認書類のコピー（個人番号カード表面、運転免許証、パスポート、写真入り証明書など）（注１）（注２）
 
　従業員の控除対象配偶者・扶養家族分（注３）（注４）
　　●通知カードのコピーまたは個人番号カード（裏面）のコピー
 
（注１）写真入り身分証明書がない場合は健康保険証や年金手帳など２つ以上の書類が必要です。
（注２）従業員本人の番号確認・身元（実在）確認を会社が行いますので、番号確認書類･身元（実在）確認書類の提出が必要です。
（注３）控除対象配偶者ではない配偶者や扶養していない親族の分は必要ありません。
（注４）従業員家族の個人番号収集は従業員本人に委託することになりますので、家族の身元（実在）確認は従業員本人が行います。
 
③取扱規程等に基づいて厳正に管理、保管しよう
小規模企業であれば、税理士などと特定個人情報の取扱いに関する覚書を交わしたうえで年末調整事務などを税理士などに委託し、自社では書類を鍵のかかる書庫に保管しておくのが一番簡単な方法です。