マイナンバー制度、９月中にしておきたいこと

【安全管理措置（中小規模事業者）】
➢ 情報漏えいや紛失がないように安全管理措置を講じる必要があります。
➢ 基本方針・取扱規程等の作成
　最低でも、特定個人情報等を取り扱う場合のマニュアルや事務フロー、チェックリストなどを作成しましょう。また、事務取扱担当者が変更となった場合、確実な引き継ぎを行い、責任ある立場の者が確認するようにしましょう。
➢ 組織的安全管理措置
　責任者と担当者を決め、担当者以外がマイナンバーを取り扱わないようにし、また担当者は取扱状況のわかる記録を保存します。
➢ 人的安全管理措置
　責任者が担当者をきちんと監督・教育します。
➢ 物理的安全管理措置
　カギ付棚に入れ、きちんと施錠したうえで鍵の保管も厳重にします。使用するパソコンも間仕切りをして後ろからのぞかれないようにするなど、物理的な安全管理をします。
➢ 技術的安全管理措置
　機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定します。またウイルス対策ソフトを導入します。
 
（注）中小規模事業者とは
事業者のうち従業員の数が100人以下の事業者で、次に掲げる事業者を除く事業者をいいます。
　・ 個人番号利用事務実施者（マイナンバーを利用して行政事務を処理する行政機関など）
　・ 委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者（税理士事務所など）
　・ 金融分野の事業者
　・ 個人情報取扱事業者（個人情報保護法の適用を受けている事業者）
 
これをふまえて９月中に取り組むべき準備
① マイナンバーを適正に扱うための社内規程づくり（基本方針、取扱規程の策定）
　もしくは業務マニュアル、業務フロー図、チェックリストなどの作成
② マイナンバーに対応したシステム開発や改修（人事、給料、会計システム等への対応）
　安全管理措置を手助けしてくれるマイナンバー制度対応の人事、給料、会計システムの導入は必須です。
③ 特定個人情報の安全管理措置の検討
④ 社内研修・教育の実施
　総務・経理部門などマイナンバーを取り扱う事務を行う従業員への周知徹底をはかります。説明会への参加や政府が提供している動画や資料、パンフレットを活用してください。
 
従業員への周知
平成27年10月中旬以降に住民票の住所宛に通知カードが世帯ごとに簡易書留で順次郵送されますので、その旨を従業員に周知させてください。また、住民票のある住所以外に通知カードの送付を希望する場合には別途手続きが必要です。
 
マイナンバーの通知に関しての要点をいくつかあげておきます。
　・ 国外に滞在し、住民票のない方にはマイナンバー通知されない
　・ 外国籍でも住民票がある方にはマイナンバー通知される
　・ 基本的にはマイナンバーは一生変更されない
　・ 住民票のある住所以外に送付希望の場合は別途手続きが必要
 
従業員に以下のことを説明したうえで従業員からマイナンバーを取得してください。
　・ マイナンバーは法律で定められた範囲以外での利用が禁止されている
　・ 利用目的（源泉徴収票の作成、健康保険・厚生年金保険届出、雇用保険届出）を伝える
　・ 通知カードと運転免許証などで本人確認を行う
 
とりあえず、この資料の裏面を掲示板に貼りだしてもいいですね。
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/download/checklist.pdf
 
ただ、従業員からマイナンバーの取り扱いに関する会社の管理体制を聞かれたときに回答できるようあらかじめ管理体制を整えておくことをおすすめします。
 

３．まとめ

安全管理措置などというととても大変なことのように聞こえますが、みなさんの会社では、そもそも従業員の給料などは従業員の目に触れないよう厳重に管理し保管していることでしょう。それと同じように取り扱えばいいということです。
取扱状況の記録が大変ですが、マイナンバー対応ソフトを使えばかなりの部分を自動的にしてくれるはずです。
 
さて次回は10月から11月にかけてしていただきたいマイナンバーの事前収集についてです。実際にマイナンバーを従業員から取得する際の取得方法について解説します。従業員以外からのマイナンバー取得についても触れる予定です。